Conditions d’utilisation

Le Service aide les organisations canadiennes à organiser leurs activités de conformité liées à la Loi sur la lutte contre le travail forcé et le travail des enfants dans les chaines d’approvisionnement du Canada et à leur gouvernance interne. Les fonctions actuelles peuvent comprendre :

• Un espace questionnaire S-211 qui relie les renseignements de votre espace aux questions de dépôt de Sécurité publique Canada, rédige automatiquement une réponse suggérée et un texte justificatif pour chaque question, permet d’examiner, modifier, enregistrer et réinitialiser les réponses et d’y joindre des preuves, consigne l’approbation et l’attestation du conseil d’administration ou de l’organe directeur, suit la préparation par section et dans son ensemble et exporte une feuille de réponses à copier dans le questionnaire gouvernemental en ligne.
• La préparation de rapports S-211, les textes de rapports annuels, les versions enregistrées, les vues d’impression, les vérifications préalables, les attestations et les processus de préparation au dépôt.
• S-211 Filer, un assistant de préparation de rapports qui peut enregistrer les réponses préliminaires, générer un brouillon de rapport et limiter l’accès à l’exportation ou aux instructions de dépôt selon le compte et l’abonnement.
• Les registres fournisseurs, questionnaires de diligence raisonnable, liens du portail d’autoévaluation, scores de risque, paramètres de répercussions sur l’approvisionnement, aide aux décisions de soumission ou de renouvellement et suivi des preuves fournisseurs.
• Les espaces de politiques et de gouvernance, modèles téléchargeables, contenus de la base de connaissances, systèmes de référence, tâches de conformité, rappels et listes de vérification pour les rapports.
• La collecte des incidents, les enquêtes, mesures correctives, approbations, résultats et le suivi des mesures de réparation.
• Les dossiers de formation, le téléversement et le lancement de modules SCORM, le suivi de l’achèvement par les apprenants et les certificats de formation.
• Le téléversement des preuves, dossiers documentaires, téléchargements de classeurs, journaux d’audit, gestion des accès et de la facturation, courriels d’intégration, notifications, vues de réussite client et outils administratifs.

Nous pouvons ajouter, retirer, suspendre ou modifier les fonctions du Service. Certaines fonctions sont réservées à des forfaits, rôles ou permissions précis.

Le Service est un logiciel de gestion des processus. Il ne fournit pas de conseils juridiques, de services d’audit ou de certification, d’assurance ni de garantie que votre organisation respecte une loi, un règlement, une exigence d’approvisionnement, un contrat ou une obligation de déclaration.

Vous êtes responsable de ce qui suit :

• Déterminer si votre organisation doit produire un rapport ou respecter une loi applicable.
• Examiner les rapports générés, réponses proposées, indicateurs de préparation, modèles, réponses fournisseurs, scores de risque, recommandations, instructions de dépôt et exportations avant de vous y fier.
• Obtenir, s’il y a lieu, des conseils juridiques, comptables, d’audit, d’approvisionnement ou d’autres professionnels.
• Veiller à ce que les rapports soient approuvés, attestés, soumis au bon portail gouvernemental et publiés lorsque requis.
• Conserver les preuves qui appuient vos déclarations et dépôts.

Les brouillons de rapports, scores, vérifications de préparation, modèles et recommandations sont uniquement des outils informatifs. Ils peuvent être incomplets, inexacts, périmés ou inadaptés à votre situation à moins d’être examinés et validés par du personnel qualifié.

Sous réserve des présentes Conditions et du paiement des frais applicables, Ecodemy accorde au Client, pendant la durée de l’abonnement, une licence limitée, non exclusive, non transférable, non sous-licenciable et révocable pour accéder au Service et l’utiliser uniquement pour ses besoins internes et selon le forfait choisi ou l’entente écrite.

Vous devez fournir des renseignements exacts sur le compte, l’organisation, la facturation et les coordonnées et les tenir à jour. Vous êtes responsable de toutes les activités du compte et de l’espace, y compris celles des utilisateurs invités et destinataires des liens du portail fournisseurs.

Le Service applique des contrôles d’accès selon les rôles. Selon votre rôle, vous pouvez inviter ou retirer des utilisateurs, gérer la facturation, configurer les paramètres de répercussions sur l’approvisionnement, approuver des décisions, consulter les journaux d’audit, téléverser des formations, envoyer des invitations au portail fournisseurs ou accéder aux vues de réussite client et administratives.

Vous devez :

• Protéger les mots de passe, liens de connexion et de portail et identifiants d’authentification.
• Désactiver rapidement l’accès des utilisateurs qui ne doivent plus accéder à un espace.
• Veiller à ce que chaque utilisateur utilise ses propres identifiants et ne partage pas son compte.
• Veiller à ce que les utilisateurs invités, fournisseurs, apprenants et administrateurs soient autorisés à fournir ou consulter les renseignements qu’ils soumettent ou voient.

Nous pouvons suspendre ou limiter l’accès si nous croyons raisonnablement qu’un compte est compromis, utilisé en violation des Conditions, présente un risque de sécurité ou doit être restreint par la loi.

Les « Données du client » désignent les données, textes, fichiers, rapports, réponses aux questionnaires, dossiers d’approbation et d’attestation du conseil, réponses fournisseurs, dossiers de formation, modules SCORM, preuves, commentaires, modèles, coordonnées, paramètres et autres contenus soumis au Service ou générés par celui-ci pour votre espace.

Vous conservez la propriété des Données du client. Vous nous accordez, ainsi qu’à nos fournisseurs, un droit limité de les héberger, traiter, transmettre, afficher, copier, sécuriser, sauvegarder, analyser et autrement utiliser dans la mesure nécessaire pour fournir, maintenir, sécuriser, soutenir et améliorer le Service, respecter la loi et faire appliquer les Conditions.

Vous déclarez et garantissez que :

• Vous possédez les droits et permissions nécessaires pour soumettre les Données du client au Service.
• Les Données du client ne portent pas atteinte aux droits de tiers, ne les détournent pas et ne les violent pas.
• Les Données du client sont suffisamment exactes pour l’usage que vous en faites.
• Vous avez fourni les avis et obtenu les consentements requis pour les renseignements personnels, coordonnées fournisseurs, dossiers de formation des employés et autres données réglementées soumis.

Vous devez examiner et conserver les copies des Données du client nécessaires à vos fins juridiques, d’audit, fiscales, de conformité, d’emploi, d’approvisionnement ou de tenue de dossiers.

Le Service peut permettre de créer des liens de portail fournisseurs munis d’un jeton et d’envoyer des invitations à une autoévaluation. Ces liens sont réservés au destinataire nommé ou au représentant autorisé du fournisseur.

Vous êtes responsable de ce qui suit :

• Vérifier les coordonnées des fournisseurs avant d’envoyer les invitations au portail.
• Veiller à ce que les communications, demandes d’évaluation, rappels et suivis aux fournisseurs soient légaux et appropriés.
• Examiner les réponses fournisseurs avant de vous y fier.
• Gérer les liens de portail expirés, complétés, renvoyés ou compromis.

Ecodemy ne vérifie pas indépendamment les soumissions fournisseurs. Une réponse, un score de risque ou un statut d’achèvement ne signifie pas que le fournisseur est conforme, à faible risque, approuvé, audité, certifié ou exempt de travail forcé, de travail des enfants ou d’autres risques juridiques ou opérationnels.

Le Service peut générer des brouillons de rapports, réponses S-211 et textes justificatifs, feuilles de réponses exportées, indicateurs de préparation par section et globaux, modèles de politiques, indicateurs de risque fournisseurs, plans d’action, états des répercussions sur l’approvisionnement, recommandations de soumission ou de renouvellement et instructions de dépôt à partir des données de votre espace ou de la collecte Filer.

Ces résultats servent uniquement à appuyer les décisions. Vous devez confirmer les faits sous-jacents, résoudre les contradictions, remplir les sections manquantes, appliquer les politiques et le jugement de votre organisation et approuver toute décision ou tout dépôt final.

Certains résultats peuvent être générés par des systèmes automatisés, l’apprentissage automatique, l’intelligence artificielle, l’automatisation fondée sur des règles ou des technologies semblables. Ils peuvent contenir des inexactitudes, omissions, renseignements périmés ou hypothèses non étayées et exigent un examen indépendant avant leur utilisation.

Les réponses proposées, textes justificatifs et feuilles de réponses sont générés automatiquement à partir des données de votre espace et peuvent être incomplets, inexacts, périmés ou incompatibles avec les pratiques réelles de votre organisation. Vous devez examiner et modifier chaque réponse, confirmer les preuves et vérifier l’exactitude et la cohérence de la feuille exportée avant de la copier dans le questionnaire en ligne de Sécurité publique Canada, d’en générer un rapport ou de vous y fier pour un dépôt. Les indicateurs par section et globaux sont uniquement des estimations informatives du degré d’achèvement. Ils ne certifient pas qu’une section, réponse, un rapport ou dépôt est complet, exact, suffisamment étayé ou juridiquement suffisant; le statut « prêt » ne signifie pas qu’un dépôt a été approuvé, attesté, soumis ou accepté.

Les fonctions de répercussions sur l’approvisionnement sont des processus configurables d’aide à la décision. Sauf entente écrite distincte, le Service ne prend pas les décisions à votre place, ne vous oblige pas à accepter ou refuser des fournisseurs et ne remplace pas vos processus d’approbation d’approvisionnement, juridiques, de conformité ou de direction.

Les modèles de politiques et documents de départ sont génériques. Ils doivent être adaptés à votre organisation, territoire de compétence, chaîne d’approvisionnement, activités et obligations légales avant leur adoption.

Si votre forfait comprend la formation ou les fonctions SCORM, vous pouvez téléverser, lancer et suivre du contenu de formation. Vous devez veiller à ce qu’il soit exact, légal, utilisé sous licence, sûr à distribuer et adapté aux utilisateurs.

Les dossiers d’achèvement et certificats reflètent les activités consignées dans le Service. Ils ne prouvent pas la conformité légale, la compétence des employés, la conformité des fournisseurs ou l’efficacité, sauf validation distincte par votre organisation.

Vous ne devez pas téléverser de modules SCORM, scripts, fichiers ou médias qui contiennent des logiciels malveillants, portent atteinte aux droits de tiers, recueillent des renseignements non autorisés, contournent les contrôles de sécurité ou perturbent le Service.

Le Service peut permettre le téléversement de preuves, pièces jointes, classeurs et modules SCORM. Les contrôles actuels peuvent comprendre les restrictions de type et de taille, URL signées, chemins de stockage par espace, validation des noms, vérification des métadonnées, limites d’importation et de fréquence de téléversement.

Vous ne devez pas téléverser de contenu malveillant, illégal, portant atteinte aux droits, trompeur ou non autorisé. Les contrôles techniques réduisent les risques sans garantir que chaque fichier est sûr, complet, exempt de virus, juridiquement suffisant ou adapté à vos besoins. Vous demeurez responsable de vos sauvegardes et procédures de sécurité.

Le Service peut offrir des forfaits gratuits et payants, notamment Free, Filer, Starter, Team et Enterprise. Leurs noms, prix, limites, fonctions et disponibilité peuvent changer.

Le fonctionnement actuel de l’application peut comprendre des limites ou restrictions, notamment :

• Des limites de fournisseurs, tâches, membres d’équipe, apprenants ou versions de rapports enregistrées.
• Le blocage, pour certains forfaits, des invitations fournisseurs, téléversements SCORM, notifications par courriel, accès aux journaux d’audit, approbations d’incidents ou téléchargements de classeurs.
• L’exigence d’un accès payant pour l’exportation Filer, l’impression ou la sortie PDF, les instructions de dépôt et le soutien au dépôt d’une année à l’autre.
• Les fonctions, services, prix ou changements Enterprise gérés par une équipe de compte Ecodemy ou une entente écrite distincte.

Les abonnements payants sont traités par Stripe ou un autre fournisseur de paiement. En souscrivant, vous autorisez les prélèvements récurrents du forfait choisi, de l’intervalle de facturation, des taxes applicables et des ajustements permis jusqu’à l’annulation ou la modification.

Sauf indication différente à la caisse ou dans une entente écrite distincte :

• Les frais ne sont pas remboursables, sauf lorsque la loi l’exige.
• Les abonnements se renouvellent automatiquement.
• Vous pouvez gérer ou annuler les abonnements admissibles dans la page de facturation ou le portail du fournisseur de paiement.
• Les changements de forfait peuvent modifier l’accès, les limites et la facturation à la fin du cycle courant ou selon ce qui est indiqué à la caisse.
• En cas d’échec de paiement, nous pouvons maintenir l’accès pendant les tentatives du fournisseur, afficher des avertissements, restreindre les fonctions payantes, passer le compte à un forfait inférieur ou suspendre l’accès.

Le passage à un forfait inférieur ou l’annulation ne nous oblige pas à supprimer immédiatement les Données du client. Les données existantes peuvent rester stockées, mais vous pouvez perdre la possibilité d’ajouter, modifier, exporter, inviter, téléverser ou accéder aux fonctions dépassant les limites du forfait inférieur.

Vous ne devez pas :

• Utiliser le Service à des fins illégales, trompeuses, préjudiciables, abusives ou portant atteinte aux droits.
• Tenter d’accéder à l’espace, au portail fournisseurs, aux fichiers, renseignements de facturation ou contrôles administratifs d’un autre client.
• Sonder, analyser, exploiter, contourner, désactiver ou perturber la sécurité, l’authentification, les contrôles d’accès, limites de fréquence, chemins de stockage, journaux d’audit ou restrictions de forfait.
• Téléverser des logiciels malveillants, outils de vol d’identifiants, scripts destructeurs, modules SCORM dangereux ou du contenu visant à perturber le Service.
• Faire de l’ingénierie inverse, extraire massivement les données, surcharger, revendre, sous-licencier ou exploiter commercialement le Service, sauf autorisation écrite.
• Présenter les résultats comme des conseils juridiques, une approbation gouvernementale, une assurance d’audit, une certification ou une vérification indépendante d’Ecodemy.
• Utiliser le Service pour envoyer des pourriels, courriels, invitations de portail, rappels ou notifications non autorisés.
• Soumettre des renseignements personnels sensibles, sauf si cela est nécessaire à votre usage légal et autorisé par votre organisation.

Nous pouvons enquêter sur les violations présumées et retirer du contenu, suspendre des fonctions, limiter l’utilisation, désactiver des liens, restreindre des comptes ou résilier l’accès, s’il y a lieu.

Le traitement des renseignements personnels est régi par notre politique de confidentialité. Une entente distincte de traitement des données ou d’entreprise peut s’appliquer si votre utilisation l’exige.

Le Service peut recourir à des fournisseurs tiers pour l’hébergement, l’authentification, la base de données, le stockage, les courriels, la facturation, l’analyse, la surveillance des erreurs et les activités connexes. Les intégrations actuelles peuvent comprendre Supabase, Stripe, Resend, PostHog, Vercel et d’autres fournisseurs. Les fonctions de paiement peuvent aussi être assujetties aux modalités et pratiques de confidentialité de Stripe.

Vous devez configurer votre espace, permissions, notifications et communications fournisseurs conformément à vos obligations de confidentialité, d’emploi, d’approvisionnement, contractuelles et de protection des données.

Chaque partie peut recevoir de l’autre des renseignements non publics d’affaires, techniques, sur les fournisseurs, employés, la conformité, facturation ou sécurité. La partie destinataire prendra des mesures raisonnables pour protéger ces renseignements et ne les utilisera qu’aux fins permises par les Conditions ou une entente écrite.

Ces obligations ne s’appliquent pas aux renseignements publics sans violation, déjà connus sans restriction, développés indépendamment, reçus légalement d’un tiers ou dont la communication est exigée par la loi, à condition que la partie destinataire donne un avis lorsque la loi le permet.

Nous et nos concédants conservons tous les droits sur le Service, les logiciels, conceptions, processus, modèles, documentation, marques, analyses, améliorations et technologies sous-jacentes, à l’exception des Données du client.

Vous pouvez utiliser les exportations, rapports, modèles et certificats générés pour vos besoins internes de conformité, gouvernance, formation, gestion fournisseurs, approvisionnement, dépôt et déclaration, sous réserve des Conditions et du forfait. Vous ne pouvez retirer les avis de propriété, revendiquer le Service lui-même ou utiliser notre nom ou nos marques d’une manière laissant croire à une approbation sans autorisation écrite.

Si vous fournissez des suggestions, commentaires ou idées, vous nous accordez un droit perpétuel, irrévocable, mondial et libre de redevances de les utiliser sans obligation ni rémunération.

Nous visons un Service fiable sans garantir une exploitation ininterrompue, sans erreur ou entièrement sûre. Le Service peut être indisponible en raison de maintenance, mises à niveau, problèmes de fournisseurs, pannes réseau, incidents de sécurité, configurations clients ou événements hors de notre contrôle.

La disponibilité du soutien, les délais de réponse, l’aide à l’intégration, les services accompagnés et l’assistance à la réussite client peuvent varier selon le forfait ou l’entente écrite.

Nous pouvons modifier les Conditions. En cas de modification importante, nous donnerons un avis par publication, courriel, avis dans l’application ou autre moyen raisonnable. L’utilisation après la date d’entrée en vigueur des Conditions mises à jour vaut acceptation.

Dans toute la mesure permise par la loi, le Service et tous ses résultats sont fournis « tels quels » et « selon leur disponibilité », sans garantie expresse, implicite, légale ou autre.

Nous excluons toute garantie de qualité marchande, d’adaptation à un usage particulier, de titre, d’absence de contrefaçon, d’exactitude, de disponibilité, de sécurité et de fonctionnement sans erreur. Nous ne garantissons pas que le Service identifiera tous les risques, produira un dépôt juridiquement suffisant, satisfera une autorité ou un évaluateur d’approvisionnement, évitera les pénalités ou échéances manquées ou assurera le respect d’une loi ou d’un contrat.

Nous ne garantissons pas que les résultats automatisés, fondés sur des règles, l’apprentissage automatique, l’intelligence artificielle ou des technologies semblables seront complets, à jour, exacts, adaptés à votre organisation ou exempts d’omissions ou d’hypothèses non étayées.

Dans toute la mesure permise par la loi, Ecodemy, ses sociétés affiliées, dirigeants, administrateurs, employés, contractants, concédants et fournisseurs ne sont pas responsables des dommages indirects, accessoires, spéciaux, consécutifs, exemplaires, punitifs ou majorés, ni des pertes de profits, revenus, affaires, réputation ou données, interruptions, pénalités, pertes d’approvisionnement, différends fournisseurs, dépôts échoués ou manquements de conformité, même s’ils ont été informés de la possibilité de ces dommages.

Dans toute la mesure permise par la loi, notre responsabilité totale cumulée découlant du Service ou des Conditions, ou s’y rapportant, ne dépassera pas les montants versés par le Client à Ecodemy pour le Service pendant les douze mois précédant l’événement à l’origine de la réclamation, ou 100 $ CA si le Client utilisait uniquement un forfait gratuit.

Certains territoires ne permettent pas certaines exclusions ou limites. Dans ces territoires, notre responsabilité est limitée dans toute la mesure permise par la loi.

Vous défendrez, indemniserez et dégagerez de toute responsabilité Ecodemy, ses sociétés affiliées, dirigeants, administrateurs, employés, contractants, concédants et fournisseurs à l’égard des réclamations, demandes, procédures, enquêtes, dommages, responsabilités, pertes, atteintes à la réputation, coûts et dépenses, y compris les frais juridiques raisonnables, découlant de ce qui suit ou s’y rapportant :

• Les Données du client ou contenus soumis par vous, vos utilisateurs, fournisseurs ou personnes invitées.
• Votre utilisation des résultats, rapports, modèles, dépôts, réponses fournisseurs, scores de risque, recommandations d’approvisionnement ou dossiers de formation.
• Les inexactitudes, omissions, renseignements périmés, hypothèses non étayées ou autres problèmes des résultats automatisés lorsque vous vous y fiez sans examen indépendant approprié.
• Votre violation réelle ou présumée des Conditions.
• Votre violation d’une loi, d’un règlement, contrat, devoir de confidentialité ou d’emploi, règle d’approvisionnement ou droit d’un tiers.
• Vos différends avec des fournisseurs, employés, contractants, clients, autorités ou auditeurs.
• Les enquêtes réglementaires, mesures gouvernementales, actions collectives, contestations d’approvisionnement ou de rapports et plaintes publiques liées à vos Données du client, dépôts, communications, décisions fournisseurs ou utilisation du Service.

Nous pouvons prendre en charge la défense d’une question assujettie à indemnisation et vous collaborerez avec nous.

Vous pouvez cesser d’utiliser le Service en tout temps. L’annulation d’un abonnement payant arrête les renouvellements futurs sans supprimer automatiquement le compte, l’espace, les Données du client ou les obligations de paiement déjà engagées.

Lorsque la loi le permet, nous nous réservons le droit, à notre seule discrétion, de refuser un service, une inscription ou un abonnement, de cesser de fournir le Service ou d’exiger un examen supplémentaire avant de fournir ou maintenir l’accès à une personne ou organisation.

Nous pouvons auditer ou examiner les comptes, espaces, usages, soumissions, communications et activités connexes lorsque nous croyons raisonnablement cela nécessaire pour protéger le Service, faire appliquer les Conditions et normes des forfaits, enquêter sur les abus, respecter la loi ou traiter des enjeux de sécurité, d’exploitation, juridiques, de réputation ou d’intégrité du service.

Nous pouvons suspendre ou résilier l’accès si :

• Vous contrevenez aux Conditions.
• Les frais sont en souffrance.
• Votre usage crée un risque juridique, de sécurité, d’exploitation, de réputation ou d’intégrité du service.
• La loi ou un fournisseur nous l’impose.
• Le Service ou une fonction est abandonné.

Après la résiliation, votre droit d’accès prend fin. Nous pouvons conserver ou supprimer les Données du client selon notre politique de confidentialité, nos pratiques de sauvegarde, nos obligations légales et toute entente écrite distincte. Vous devriez exporter ou conserver les dossiers nécessaires avant l’annulation ou la résiliation, lorsque le forfait le permet.

Le Service peut faire référence à des sites gouvernementaux, portails de dépôt ou de paiement, sites fournisseurs, ressources juridiques ou autres contenus de tiers. Ecodemy ne contrôle pas ces sites et services et n’est pas responsable de leur disponibilité, exactitude, modalités, pratiques de confidentialité, exigences de soumission ou résultats.

Vous devez confirmer le processus gouvernemental actuel, les échéances, formulaires, exigences de portail et de publication des rapports et les changements aux lois ou directives applicables.

Nous ne sommes pas tenus de mettre immédiatement à jour les modèles, instructions, formats de rapports, correspondances des questions ou autres contenus après des changements législatifs, réglementaires, de politiques, administratifs, de portail ou de directives. Vous devez surveiller les changements touchant votre organisation et adapter les soumissions, rapports, politiques et dépôts.

Les Conditions sont régies par les lois de l’Ontario et les lois fédérales du Canada applicables en Ontario, sans égard aux principes de conflit de lois.

Les tribunaux de l’Ontario, Canada, ont compétence exclusive sur les différends découlant des Conditions ou du Service ou s’y rapportant, sauf entente écrite distincte ou exigence légale d’un autre tribunal.

Les Conditions ne créent aucune relation fiduciaire, de conseil, de mandat, de partenariat, d’emploi, de coentreprise ou semblable entre les parties.

Les Conditions, avec tout bon de commande, modalités à la caisse, politique de confidentialité, entente de traitement des données, d’entreprise ou autre entente écrite qui y renvoie expressément, constituent l’intégralité de l’entente entre vous et Ecodemy concernant le Service.

En cas de conflit avec une entente écrite signée, celle-ci prévaut pour le Client concerné. Si une disposition est inapplicable, les autres demeurent en vigueur. Vous ne pouvez céder les Conditions sans notre consentement, sauf à un successeur dans le cadre d’une fusion, acquisition, réorganisation ou vente de la quasi-totalité des actifs. Nous pouvons les céder dans le cadre d’une fusion, acquisition, réorganisation, vente d’actifs ou par l’effet de la loi.

Le défaut de faire appliquer une disposition ne constitue pas une renonciation. Les dispositions qui doivent, par leur nature, survivre demeurent applicables après résiliation, notamment le paiement, la confidentialité, la propriété intellectuelle, les exclusions de garantie, limites de responsabilité, l’indemnisation et le règlement des différends.

Vous acceptez que les signatures électroniques, acceptations par clic ou case à cocher, inscriptions, acceptations à la caisse, accès continu ou autres interactions électroniques puissent servir à former, accepter, modifier et prouver les ententes, abonnements, commandes, avis, consentements et dossiers liés au Service.

Pour toute question sur les Conditions, communiquez avec Ecodemy Education Inc. à tim@ecodemy.ca, au (519) 777-9241 ou au 126 Green St, Sarnia, Ontario, N7T 2K5.