Politique de confidentialité

Cette politique de confidentialité explique comment Ecodemy Education Inc. recueille, utilise, communique et protège les renseignements personnels dans le cadre d’Ecodemy S-211 Compliance Hub, de S-211 Filer, de l’espace questionnaire, du portail fournisseurs, des outils de formation et de génération de rapports, ainsi que des sites Web, API, téléchargements et services connexes.

Cette politique s’applique aux utilisateurs et administrateurs de comptes, au personnel des entités déclarantes inscrit dans un espace de travail, aux représentants des fournisseurs qui reçoivent un lien de portail ou soumettent une autoévaluation, aux visiteurs de notre site Web public et aux destinataires de nos courriels.

Lorsque vous utilisez le service au nom d’une organisation, celle-ci contrôle son espace de travail et les données du client qui s’y trouvent. Pour la plupart des renseignements de cet espace, le client décide de ce qui est recueilli et des fins de la collecte; Ecodemy traite ces renseignements pour son compte à titre de fournisseur de services. Cette politique décrit les pratiques propres à Ecodemy et ne remplace pas les avis de confidentialité du client destinés à son personnel ou à ses fournisseurs.

Nous recueillons les renseignements de compte et de profil, notamment le nom, l’adresse courriel, les identifiants de mot de passe, le nom de l’organisation, sa taille, le rôle ou la fonction professionnelle, ainsi que les renseignements sur l’espace de travail et ses membres.

Les données de l’espace de travail et du client peuvent comprendre les renseignements que vous ou vos utilisateurs soumettez ou générez dans le service, notamment :

• Les renseignements du profil de l’entité déclarante : dénomination sociale, numéro d’entreprise, type d’entité, territoire de compétence, secteur, exercice financier, site Web, responsable du rapport et coordonnées.
• Les dossiers fournisseurs, leurs coordonnées, les réponses de diligence raisonnable, les données et scores de risque, ainsi que les paramètres et décisions concernant les répercussions sur l’approvisionnement.
• Les dossiers d’incidents, d’enquêtes, de mesures correctives, de réparation et de résultats.
• Les dossiers de formation : noms, identifiants, services et rôles des employés, achèvement des cours, certificats et activités SCORM.
• Les politiques, fichiers de preuves, pièces jointes, contenus de classeurs, commentaires, notes, paramètres de configuration et activités des journaux d’audit.
• Les réponses au questionnaire S-211, les textes justificatifs, les preuves jointes, les dossiers d’approbation et d’attestation du conseil d’administration ou de l’organe directeur et les données de préparation au dépôt.

Les soumissions au portail fournisseurs peuvent comprendre des coordonnées et des réponses sur les pratiques d’un fournisseur. Les renseignements de facturation peuvent comprendre les détails du forfait, de l’abonnement et des transactions. Les paiements sont traités par notre fournisseur de paiement; nous ne conservons pas les numéros complets des cartes de paiement.

Nous pouvons aussi recueillir des renseignements d’utilisation, d’appareil et de journal : adresse IP, navigateur et appareil, pages et fonctions utilisées, événements, horodatages, diagnostics et erreurs. Les dossiers de communications et de consentement peuvent comprendre les courriels envoyés, l’état du désabonnement et les preuves de consentement exprès ou tacite servant à respecter la législation antipourriel.

Nous et nos fournisseurs pouvons utiliser des témoins, le stockage local et des technologies semblables pour maintenir la connexion des utilisateurs, mémoriser leurs préférences, sécuriser le service et mesurer son utilisation.

Nous utilisons les renseignements personnels pour fournir, exploiter et sécuriser le service et les espaces clients; rédiger des réponses au questionnaire S-211 et des textes de rapport à partir des données de l’espace; calculer des indicateurs de préparation; générer des rapports et des exportations; et produire des modèles et des résultats d’aide à la décision que les clients doivent examiner.

Nous utilisons aussi ces renseignements pour authentifier les utilisateurs, appliquer les contrôles d’accès selon les rôles et les limites des forfaits, traiter les abonnements et la facturation, envoyer des communications de service et administratives, fournir du soutien, surveiller et dépanner le service, améliorer les fonctions existantes et en développer de nouvelles, détecter et examiner les usages abusifs ou incidents de sécurité, respecter nos obligations légales et faire appliquer nos ententes.

Lorsque la loi le permet et, pour les Données du client, lorsque le client l’autorise expressément dans les modalités du forfait, les paramètres de l’espace ou une entente écrite distincte, nous pouvons créer des renseignements agrégés, anonymisés ou dépersonnalisés à partir de l’utilisation du service et des Données du client. Nous pouvons les utiliser pour l’analyse, les comparaisons, la sécurité, la recherche, l’amélioration du produit et des fins commerciales, à condition qu’ils ne permettent pas d’identifier une personne ou un client.

Nous ne vendons pas de renseignements personnels.

Nous recueillons, utilisons et communiquons les renseignements personnels avec un consentement valable ou une autre autorisation prévue par les lois canadiennes applicables sur la protection de la vie privée, notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et les lois provinciales applicables. Nous utilisons les renseignements nécessaires pour fournir un service demandé, administrer les ententes clients, protéger les comptes et respecter nos obligations légales. L’analyse et la publicité facultatives exigent un choix distinct que vous pouvez retirer.

Pour les messages électroniques commerciaux, nous nous fondons sur le consentement ou sur une relation d’affaires en cours dans les limites permises par la Loi canadienne antipourriel. Vous pouvez retirer votre consentement aux courriels non transactionnels en tout temps au moyen d’un lien de désabonnement ou en communiquant avec nous. Nous pouvons continuer à envoyer les messages essentiels concernant les transactions, la sécurité ou le compte.

Nous traitons les demandes de désabonnement dans le délai prescrit par la Loi canadienne antipourriel.

Une grande partie des renseignements d’un espace concerne le personnel, les fournisseurs et les activités du client et est fournie sous son contrôle. Le client doit disposer des autorisations, avis et consentements nécessaires pour soumettre des renseignements personnels au service, y compris les dossiers de formation des employés et les coordonnées des fournisseurs.

Les clients doivent aussi configurer légalement les accès, permissions, notifications et communications aux fournisseurs et répondre aux demandes d’accès, de rectification ou de suppression de leur personnel et de leurs fournisseurs.

Les clients ne devraient pas soumettre de renseignements personnels sensibles ou de données identificatoires, sauf lorsque cela est nécessaire, autorisé et approprié à leur utilisation du service.

Si vos renseignements figurent dans l’espace d’un client, par exemple comme employé ou personne-ressource d’un fournisseur, et que vous souhaitez y accéder, les rectifier ou les supprimer, veuillez communiquer directement avec l’organisation concernée. S’il y a lieu, nous transmettrons ces demandes au client responsable.

Les renseignements sont visibles par les utilisateurs autorisés de l’espace concerné selon leurs rôles et permissions, ainsi que par ses administrateurs. Les administrateurs désignés de la plateforme Ecodemy peuvent accéder aux renseignements lorsque cela est nécessaire pour exploiter, sécuriser et soutenir le service.

Nos fournisseurs comprennent Vercel pour l’hébergement et l’analyse facultative, Supabase pour la base de données, le stockage et l’authentification, Stripe pour les paiements, Resend pour l’envoi de courriels et, lorsque vous autorisez l’analyse facultative, Google Analytics et PostHog. Le site public utilise aussi Meta Pixel à des fins publicitaires uniquement lorsque vous autorisez cette catégorie. Ces fournisseurs traitent les renseignements selon leurs modalités et engagements applicables en matière de confidentialité et de sécurité.

Nous pouvons communiquer des renseignements pour respecter la loi, répondre à des demandes légitimes, faire appliquer nos modalités, protéger les droits, la sécurité et la sûreté des utilisateurs, du public ou d’Ecodemy, ou dans le cadre d’une fusion, acquisition, opération de financement, réorganisation ou vente d’actifs, sous réserve de cette politique.

Les soumissions au portail fournisseurs ne sont pas vérifiées indépendamment par Ecodemy et sont communiquées au client dont l’espace a généré le lien du portail.

Certains fournisseurs peuvent stocker ou traiter les renseignements au Canada, aux États-Unis ou dans d’autres pays. Les renseignements transférés à l’extérieur de votre province ou pays peuvent être assujettis aux lois de ces territoires, y compris l’accès légal par les tribunaux, organismes d’application de la loi et autorités de réglementation.

Nous prenons des mesures visant à assurer un niveau de protection comparable grâce à nos ententes avec les fournisseurs. Communiquez avec nous pour connaître l’emplacement de l’hébergement des données clients de votre forfait.

Nous utilisons des mesures techniques et organisationnelles visant à protéger les renseignements, qui peuvent comprendre l’isolation des données par espace, des chemins de stockage limités, des URL de téléversement signées, des restrictions de type et de taille de fichier, des limites de fréquence de téléversement, des contrôles d’accès selon les rôles, des journaux d’audit et le chiffrement des données en transit.

Aucune méthode de transmission ou de stockage n’est entièrement sûre; nous ne pouvons garantir une sécurité absolue. Vous devez protéger vos identifiants et liens de portail et maintenir vos propres sauvegardes et procédures de sécurité.

Si vous utilisez Filer avant de créer un compte, votre brouillon est enregistré dans votre navigateur et sauvegardé dans notre base de données au moyen d’un jeton aléatoire conservé dans votre navigateur. La copie locale demeure jusqu’à ce que vous l’effaciez ou que le navigateur supprime les données du site. Un processus quotidien supprime les copies serveur des brouillons anonymes 90 jours après leur dernière mise à jour. Un lien de récupération par courriel demandé expire après 24 heures; les dossiers de récupération associés sont supprimés lors du nettoyage. Vous pouvez demander au responsable de la protection des renseignements personnels la suppression anticipée d’un brouillon.

Nous conservons les renseignements personnels tant qu’un compte ou un espace est actif et aussi longtemps que nécessaire pour fournir le service, puis pour respecter nos obligations légales, fiscales, d’audit, comptables, de règlement des différends et de sécurité et faire appliquer nos ententes.

L’annulation ou le passage à un forfait inférieur ne supprime pas automatiquement les données clients. Celles-ci peuvent demeurer stockées, sous réserve des limites du forfait, des cycles de sauvegarde et de toute entente écrite distincte, jusqu’à leur suppression normale ou sur demande lorsque nous pouvons le faire. Les sauvegardes sont conservées pendant une période limitée, puis remplacées ou supprimées progressivement. Les clients devraient exporter ou conserver les dossiers nécessaires avant d’annuler.

Nous ne garantissons pas la conservation indéfinie des Données du client après l’annulation, le passage à un forfait inférieur, l’expiration ou la résiliation.

Sous réserve de la loi applicable et de la vérification de votre identité, vous pouvez accéder aux renseignements de votre compte et profil, les mettre à jour ou les rectifier; demander l’accès aux renseignements personnels que nous détenons ou leur rectification; poser des questions sur leur traitement; vous désabonner des courriels non transactionnels; retirer votre consentement aux courriels; ou demander la suppression des renseignements du compte, sous réserve des besoins légaux et opérationnels de conservation.

Pour exercer ces droits, utilisez les coordonnées ci-dessous. Pour les renseignements détenus dans l’espace d’un client, consultez la section sur les renseignements personnels dans les données du client. Vous pouvez aussi communiquer avec le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou l’autorité provinciale applicable concernant notre traitement des renseignements personnels.

Le site public et l’application Compliance Hub utilisent des témoins et le stockage du navigateur essentiels à la sécurité, à la connexion, à la récupération des brouillons et aux choix de confidentialité. Le site public propose Google Analytics et Vercel Analytics pour mesurer les visites, ainsi que Meta Pixel et l’attribution des campagnes à des fins publicitaires. Google Tag Manager fonctionne uniquement lorsque les deux catégories facultatives du site sont autorisées. L’application propose Google Analytics, Vercel Analytics et PostHog pour mesurer l’utilisation. Ces fournisseurs peuvent recevoir des renseignements sur les pages, appareils, interactions et campagnes et les traiter à l’extérieur du Canada, notamment aux États-Unis.

Les outils facultatifs sont désactivés jusqu’à votre choix. Vous pouvez les refuser ou retirer votre autorisation dans les paramètres des témoins du pied de page ou les choix de confidentialité de l’application. Les choix sont enregistrés séparément, car les sites utilisent des origines de navigateur différentes. Le retrait arrête le suivi facultatif futur sur le site concerné et supprime les témoins connus d’analyse et de publicité internes; il n’efface pas les renseignements déjà reçus par un fournisseur. Vous pouvez effacer les témoins restants dans votre navigateur. Le refus des outils facultatifs n’empêche pas d’utiliser les services. La réservation d’une démonstration ouvre Calendly après votre clic sur le bouton; ses propres pratiques de confidentialité s’appliquent alors.

Le service est destiné aux organisations et à leur personnel autorisé et ne s’adresse pas aux enfants. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels auprès d’enfants.

Nous pouvons mettre à jour cette politique périodiquement. En cas de modification importante, nous vous en informerons en publiant une nouvelle version, en envoyant un courriel, en affichant un avis dans l’application ou par un autre moyen raisonnable. La date de dernière mise à jour indique sa dernière révision. Lorsqu’une nouvelle fin ou communication exige un consentement, nous le demanderons avant d’appliquer la modification.

Pour toute question sur cette politique ou nos pratiques, une urgence relative à la confidentialité ou l’exercice de vos droits, communiquez avec le responsable de la protection des renseignements personnels d’Ecodemy Education Inc. à privacy@ecodemy.ca, au (519) 777-9241 ou au 126 Green St, Sarnia, Ontario, N7T 2K5.