Reliez vos travaux S-211 toute l’année.
Offrez à la conformité, à l’approvisionnement, aux affaires juridiques et à la direction un espace commun pour gérer la diligence raisonnable des fournisseurs, les preuves, les formations et les approbations. À la période de déclaration, partez des travaux déjà consignés par votre équipe.
Cela vous semble familier?
Le travail est fait. Les documents sont dispersés.
Les réponses des fournisseurs sont dans les courriels et les preuves dans des dossiers partagés.
Les réponses au questionnaire sont rédigées à l’écart des documents qui les appuient.
Les affaires juridiques, l’approvisionnement, la conformité et la direction révisent différentes versions du rapport.
La personne responsable doit reconstituer le rapport à l’approche de l’échéance.
Relier la diligence raisonnable des fournisseurs
Suivez les communications avec les fournisseurs, le contexte des pays et des catégories, les notes de risque, les mesures de suivi et l’état des responsabilités.
Associer les preuves aux affirmations
Conservez les politiques, les registres de formation, les réponses des fournisseurs, les mesures correctives et les pièces justificatives avec le dossier de dépôt.
Préparer le dossier de dépôt
Passez des preuves aux réponses au questionnaire, aux sections du rapport annuel, aux vérifications de préparation et aux instructions d’exportation.
Organiser la révision avant le 31 mai
Offrez à chaque partie prenante un espace clair pour examiner les lacunes, approuver le dossier et comprendre les points à traiter.
Des travaux dispersés au dossier de dépôt
Reliez le travail auprès des fournisseurs à votre rapport.
Retracez les affirmations du rapport jusqu’aux réponses des fournisseurs, aux documents et aux notes de révision pour que votre équipe puisse expliquer ce qui a été fait et pourquoi.
Pour toutes les personnes concernées
Donnez à chaque équipe une vue claire de son rôle.
Offrez à la conformité, à l’approvisionnement, aux affaires juridiques et à la direction un dossier commun pour les travaux derrière chaque réponse et chaque affirmation du rapport.
Responsables de la conformité
Repérez ce qui est prêt, ce qui est insuffisant et ce qui nécessite encore des preuves avant la révision du rapport.
Équipes d’approvisionnement
Reliez les communications et les suivis auprès des fournisseurs au dossier de dépôt annuel.
Affaires juridiques et direction
Révisez le même dossier au lieu de concilier les exportations de feuilles de calcul et les courriels.
Voir le processus en action
Voyez comment le Hub s’intègre au processus de votre équipe.
Présentez-nous votre processus actuel et vos questions. Explorez avec nous les dossiers fournisseurs, les preuves, la préparation du rapport et les approbations.